Publiceren van de jaarrekening: moet dat echt? Alles over de deponeringsplicht voor BV’s.

Wat zegt de wet over het deponeren van de jaarrekening?

Het opstellen van de jaarrekening (2:210 lid 1 BW)

Het bestuur moet binnen 5 maanden na afloop van het boekjaar een jaarrekening opstellen en voorleggen aan de aandeelhouders. Loopt het boekjaar gelijk aan een kalenderjaar? Dan is de deadline in principe 31 mei. Gelukkig is er een verlengingsmogelijkheid. De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) kan deze termijn, wegens bijzondere omstandigheden, met maximaal 5 maanden verlengen. Die verlenging moet wel tijdig en correct worden verleend. In de praktijk gebeurt dit vaak in de notulen van de algemene vergadering (AVA) van het voorgaande boekjaar. Dus bij het vaststellen van de jaarrekening over 2024 wordt de verlening voor 2025 geregeld. Met verlenging zitten we dus voor het opstellen van de jaarrekening op een deadline van 31 oktober.

Het vaststellen van de jaarrekening

De jaarrekening wordt vervolgens vastgesteld door de aandeelhouders. In veel gevallen gebeurt dat binnen 2 maanden na het opstellen van de jaarrekening. Duurt dit langer dan 2 maanden? Dan moet het bestuur een niet-vastgestelde jaarrekening deponeren.

Het deponeren van de jaarrekening (2:394 lid 1 BW)

De vastgestelde jaarrekening moet binnen 8 dagen na vaststelling openbaar worden gemaakt. Dat noemen we de deponeringsplicht. Deponeren gebeurt bij de Kamer van Koophandel (KvK). Hierbij geldt een harde deadline van 12 maanden na afloop van het boekjaar. Voor vele BV’s betekent dit dat de jaarrekening uiterlijk 31 december gepubliceerd moet zijn. Verdere verlenging is niet mogelijk.

Welke gegevens moet je deponeren?

Wat je precies moet deponeren, hangt af van de grootte van de BV. Het Burgerlijk Wetboek kent hiervoor diverse criteria en maakt onderscheid in: micro, klein, middelgroot en groot. Hoe groter de BV hoe uitgebreider de publicatieverplichtingen zijn. Zo publiceert een micro-entiteit slechts een beperkte balans. Een kleine entiteit publiceert een verkorte balans met toelichting.

Een onderneming valt in een bepaalde bedrijfsklasse als de jaarrekening twee jaar achter elkaar voldoet aan minimaal twee van de onderstaande kenmerken.

Wat zijn de gevolgen van te laat deponeren?

Zoals je ziet is het deponeren een wettelijke verplichting. Het niet deponeren moet dan ook niet te licht opgevat worden. Er zijn diverse gevolgen denkbaar; problemen bij kredietaanvragen, negatieve reputatie bij partner en risico op bestuurdersaansprakelijkheid in het geval van faillissement. Dit laatste betekent persoonlijke aansprakelijkheid voor de bestuurder. En dat is natuurlijk iets wat je liever voorkomt.

Kortom

Door de jaarrekening op tijd op te stellen, vast te stellen en te deponeren, voorkom je onnodige risico’s en weet je zeker dat je voldoet aan de wettelijke verplichtingen. Uiteraard ondersteunen wij jou graag bij dit proces en staan wij klaar om je vragen te beantwoorden.