Wat veel ondernemers niet weten over openstaande facturen

Openstaande inkoopfacturen: wanneer moet je btw corrigeren? 

Veel ondernemers weten dat zij de btw op zakelijke kosten mogen aftrekken in hun btw-aangifte. Wat minder bekend is, is dat deze btw soms weer moet worden gecorrigeerd wanneer een inkoopfactuur langdurig onbetaald blijft. 

Heb je de btw van een ontvangen inkoopfactuur afgetrokken? Dan moet je deze btw corrigeren zodra vaststaat dat de factuur niet wordt betaald. Dit kan op twee momenten gebeuren: 

• • De factuur staat één jaar na de uiterste betaaldatum nog open. De Belastingdienst gaat er dan vanuit dat de factuur niet meer wordt betaald. 
  • Al eerder is duidelijk dat de factuur niet meer zal worden betaald. In dat geval moet je de btw direct corrigeren. 

Onbetaalde verkoopfacturen: wanneer mag je btw terugvragen? 

De regels werken ook de andere kant op. Heb jij een verkoopfactuur naar een klant gestuurd, de btw afgedragen aan de Belastingdienst en blijft betaling uit? Dan kun je de afgedragen btw onder voorwaarden terugvragen. Dit kan op dezelfde momenten als bij een inkoopfactuur. Staat de factuur één jaar na de uiterste betaaldatum nog open of is eerder duidelijk dat de factuur niet meer wordt betaald? Dan mag je de eerder afgedragen btw terugvragen. Je hebt de btw dan immers al afgedragen, terwijl je het factuurbedrag nooit hebt ontvangen. Juist nu steeds meer ondernemers te maken hebben met klanten die laat of helemaal niet betalen, kan dit een belangrijk aandachtspunt zijn. 

Wat gebeurt er als je geen btw-correctie doorvoert? 

Veel ondernemers zijn niet bekend met deze regeling. Daardoor blijft de btw op oude openstaande facturen soms ten onrechte in aftrek gebracht. Ontdekt de Belastingdienst dit tijdens een controle, dan kan dit leiden tot een naheffing en belastingrente. 

Hoe voorkom je openstaande facturen? 

Voorkomen is beter dan genezen. Je kunt de kans op openstaande facturen verkleinen door: 

• • Een betaallink of QR-code mee te sturen op je factuur; 
  • Gebruik te maken van automatische incasso; 
  • Duidelijke betaaltermijnen af te spreken; 
  • Tijdig herinneringen te versturen; 
  • Een betalingskorting aan te bieden voor snelle betaling. 

Hulp bij openstaande facturen en btw? 

Het is niet altijd eenvoudig om te bepalen welke openstaande facturen gevolgen hebben voor je btw-aangifte. Wil je voorkomen dat je een correctie over het hoofd ziet of juist btw misloopt? Wij denken graag met je mee. Neem gerust contact met ons op.