Verplichte e-facturatie (ViDA) komt eraan: wat betekent dit voor jouw onderneming?
De manier waarop je factureert gaat de komende jaren veranderen. Vanuit Europa wordt gewerkt aan het programma ‘VAT in the Digital Age’ (ViDA). Dit heeft grote gevolgen voor de btw en de manier waarop facturen worden uitgewisseld. In dit artikel leggen we op hoofdlijnen uit wat er verandert en waar je als ondernemer nu al rekening mee kunt houden.
Wat is ViDA en waarom komt dit eraan?
ViDA is een initiatief van de Europese Unie om het btw-stelsel te moderniseren en fraude tegen te gaan. Een belangrijk onderdeel hiervan is de invoering van verplichte elektronische facturatie (e-facturatie) en het sneller delen van factuurgegevens met de Belastingdienst.
Wat is verplichte e-facturatie?
Verplichte e-facturatie betekent dat je facturen niet meer als pdf of op papier verstuurt, maar digitaal via een speciaal systeem. Deze facturen worden direct verwerkt in de administratie van jou en je klant. Dit zorgt voor minder fouten, snellere verwerking en meer inzicht. E-facturatie is dus iets anders dan een pdf-mailtje: het gaat om gestructureerde data die automatisch wordt ingelezen.
Wanneer wordt e-facturatie verplicht?
De invoering van ViDA gebeurt stapsgewijs. De verwachting is dat e-facturatie voor internationale transacties binnen de EU als eerste verplicht wordt, mogelijk rond 2028. Daarna kunnen ook nationale transacties volgen. De exacte planning is nog in ontwikkeling en kan per land verschillen.
Wat betekent verplichte e-facturatie voor jouw onderneming?
De invoering van e-facturatie gaat verder dan alleen een andere manier van facturen versturen. In de praktijk betekent dit onder andere:
- Je facturatiesoftware moet geschikt zijn voor e-facturatie
- Facturen worden uitgewisseld via gestandaardiseerde systemen
- Gegevens uit facturen worden sneller (en mogelijk vrijwel realtime) gedeeld met de Belastingdienst
- De nadruk verschuift van achteraf corrigeren naar vooraf juist vastleggen
Waarom is het belangrijk om nu al na te denken?
Hoewel de verplichting nog niet direct ingaat, zien we dat de ontwikkelingen snel gaan en dat landen ook eigen initiatieven nemen. Door nu al na te denken over je processen en systemen, voorkom je dat je straks onder tijdsdruk grote veranderingen moet doorvoeren.
Wat moet je als ondernemer doen?
Voor veel ondernemingen betekent dit dat processen en systemen moeten worden aangepast. Denk hierbij aan:
- Het controleren of je huidige software e-facturatie ondersteunt
- Het inrichten van je administratie zodat gegevens correct en volledig worden vastgelegd
- Het herzien van interne processen rondom facturatie en btw
Hoewel dit aanpassingen vraagt, biedt het ook kansen. Een goed ingerichte e-facturatie leidt tot minder handmatig werk, minder fouten en meer inzicht in je cijfers.
Hoe kunnen wij je helpen?
Wij volgen de ontwikkelingen rondom ViDA op de voet. In een volgende fase kunnen wij samen met jou kijken naar de impact op jouw onderneming. Denk aan een eerste inventarisatie, advies over je software en het in kaart brengen van noodzakelijke stappen.
Heb je nu al vragen of wil je sparren over jouw situatie? Neem gerust contact met ons op.
Genoeg relevante kennis in huis
Waarom je elk jaar je zakelijke verzekeringen zou moeten controleren
Veel ondernemers sluiten hun zakelijke verzekeringen af en kijken er daarna jarenlang niet meer naar om. Ondertussen verandert er vaak meer in je bedrijf dan je denkt. Nieuwe investeringen, andere werkzaamheden of extra personeel kunnen ervoor zorgen dat je verzekering niet meer goed aansluit op je situatie. Wanneer heb jij je zakelijke verzekeringen voor het laatst gecontroleerd?
EU-loontransparantie: geen uitstel, dit moet je nu regelen als werkgever
De EU-richtlijn loontransparantie komt eraan en verplicht werkgevers om opener te zijn over salarissen en beloningsbeleid. Door nu al inzicht te krijgen in loonverschillen en je beloningsstructuur op orde te brengen, voorkom je verrassingen zodra de regels gaan gelden.
Voorkom belastingrente in 2026: tips voor ondernemers
Soms bevat een belastingaanslag inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting naast de verschuldigde belasting ook belastingrente. Dit is een extra kostenpost die je kunt voorkomen als je weet hoe het werkt. In dit artikel lees je hoe je belastingrente kunt vermijden en welke deadlines je moet kennen.
Altijd op de hoogte blijven van het laatste nieuws
