Wat betekenen openstaande verlofuren voor je onderneming?

De regels rondom verlofuren 

Als werkgever ben je verplicht je medewerkers de gelegenheid te geven hun wettelijke vakantiedagen op te nemen. Deze dagen bedragen minimaal vier keer het aantal werkdagen per week. Voor een fulltime medewerker komt dit neer op twintig dagen per jaar. Als werkgever mag je daar geen bezwaar tegen maken, ook niet met een beroep op ‘zwaarwegende bedrijfsbelangen’. 

Wettelijke verlofdagen die niet worden opgenomen, vervallen een half jaar na het kalenderjaar waarin ze zijn opgebouwd. Alleen wanneer in een cao of schriftelijke overeenkomst andere afspraken zijn vastgelegd, kan hiervan worden afgeweken. Voor bovenwettelijke verlofdagen geldt een ruimere regeling: deze blijven meestal vijf jaar geldig. 

Het onderscheid tussen wettelijke en bovenwettelijke dagen is belangrijk, omdat het bepaalt hoe lang de opgebouwde uren geldig zijn en welke verplichtingen je als werkgever hebt. 

De risico’s van openstaande verlofuren 

Elk openstaand verlofuur vertegenwoordigt een bedrag dat zichtbaar wordt in je jaarrekening en als schuld op de balans komt te staan. Hoe meer uren er openstaan, hoe groter de financiële verplichting. Dit kan onverwacht zwaar drukken op je resultaat, zeker als medewerkers uit dienst treden en je verplicht bent de uren uit te betalen. Ondernemers schrikken vaak wanneer zij zien hoeveel geld er feitelijk ‘vastzit’ in opgebouwde verlofuren. 

Daarnaast kan het stapelen van verlofuren leiden tot problemen in de praktijk. Als medewerkers hun dagen tegelijk willen opnemen, kan dit de bezetting onder druk zetten. Tegelijkertijd lopen werknemers die te weinig vakantie opnemen meer risico op vermoeidheid en ziekteverzuim. Dat raakt niet alleen je planning, maar ook de productiviteit binnen je bedrijf. 

Hoe richt je verlofuren slim en overzichtelijk in? 

Een goed ingericht verlofproces voorkomt dat er onverwachte verplichtingen op de balans ontstaan. Door verlofuren inzichtelijk en beheersbaar te houden, verklein je de kans dat verlofuren uitgroeien tot een forse kostenpost in je jaarrekening. 

Begin met het digitaal registreren van verlof. Zo zie je op ieder moment hoeveel uren er uitstaan en welke waarde daaraan hangt. Maak daarnaast afspraken met medewerkers over het tijdig plannen van vakantiedagen en leg dit vast. Door deze afspraken actief te volgen, spreid je de opname van verlof en voorkom je dat er ineens grote aantallen uren tegelijk worden opgenomen of moeten worden uitbetaald bij uitdiensttreding. 

Het actief communiceren van vervaldata en het opnemen van verlof als vast gespreksonderdeel in functioneringsgesprekken helpen niet alleen je medewerkers, maar ook jouw liquiditeit en resultaat. Door grip te houden op verlofuren zorg je ervoor dat er geen stille verplichtingen in de boeken groeien die later als verrassing naar voren komen. 

Wil je voorkomen dat openstaande verlofuren jouw bedrijf financieel verrassen? Neem contact met ons op voor praktisch advies en een slimme inrichting van je verlofproces.